「兩個禮拜以後… 」
「東華GMS首波配額限制上線啦！」
根據5月2日發布的全校公告信可見，GMS帳號的容量限縮時程有些許更新。而距離第一波「5月23日 設定帳號空間容量上限」的時間點，也剩下最後 兩個星期 。學生會也再次提醒所有同學 盡速完成容量縮減，避免重要資料遭到移除。
以下事項要向同學報告，並於文末提供備份與資料清理的相關技巧：
此階段超過配額的帳號還是可以登入帳號及收發信件，但是除了信件以外的 Google Drive、Google Photos等功能都將進入「只能刪除，無法新增或修改」的模式，直到縮減到配額以下。
當天將「刪除」所有網域為gms.ndhu.edu.tw的共用雲端硬碟 (網頁版進入後右側會顯示「擁有者：國立東華大學」)，並停用共用雲端硬碟的功能。資料刪除即無法回復。
當天將「刪除」超過配額的校友帳號。
被刪除的帳號必須線上申請復用才可以再次使用，但是「資料刪除即無法回復」。
當天將「刪除」超過配額的所有帳號。
被刪除的帳號必須線上申請復用才可以再次使用，但是「資料刪除即無法回復」。
由於 Google Workspace 配額管理工具的限制，超過配額的帳號仍可以繼續收發信件。因此，為避免全校共用的100TB集區儲存空間遭到占用，圖資處將定期「停用」超過配額的帳號(期間無法登入、無法收發郵件)。
被停用的帳號必須線上申請復用才可以再次使用，而在指定期限內「資料可以回復」。
在歡度新年的同時，也將更新畢業生(含結業、退學)的帳號配額。
提醒同學畢業後盡速將空間使用量降至0.5GB以下。另微軟O365帳號為非在學身份切換 (含退學、休學) 時就會刪除帳號，與 GMS不同，也提醒同學多加留意。
由於目前東華郵件系統仍依靠 GMS 服務，因此縮減計畫將以「僅維持收發信功能」與「延長使用年限」為主要考量，並將設定以下配額：
包含 Google Drive (含應用程式及裝置備份資料)、Google Photos、Gmail (含郵件和附件) 等
*包含刪除後在垃圾桶內，尚未 永久清除 的資料
Google Drive
在2022年2月1日前，建立且未再修改的Google 文件、試算表、簡報、表單、繪圖或 Jamboard 檔案。
Google Photos
在
2021年6月1日前，以「高畫質/快速備份畫質/壓縮畫質」上傳的相片和影片。
學生會也在此呼籲同學 盡速備份資料 、 盡速刪減空間使用量 ，並 切勿於雲端空間儲存非法檔案，以免因違反Workspace使用政策，而使全校帳號遭到封鎖停用。
此外，目前市面上除 Google One、Dropbox 、OneDrive、Box 等常見的付費雲端空間外，尚有許多免費或極為廉價的服務平臺。學生會也在此提醒同學，在選購前多加思慮，務必查詢有關服務與服務提供者的新聞和評價，避免因公司倒閉或不穩定的連線與儲存品質，而損失重要資料。而東華O365帳號雖有提供每人5TB的OneDrive雲端空間，但因O365帳號將於 畢業後刪除 ，因此並不建議作為長期存放重要檔案之用。
而考量到郵件系統的重要性，未來學生會也將繼續追蹤，掌握備援系統與相關配套，以及有關 GMS 帳號的最新決策，與圖資處溝通取得共識，一同找出對校內師生影響最小的方案。
將 雲端硬碟、郵件，轉移至個人 Google 帳號 (成功率不高，請斟酌使用)
https://takeout.google.com/transfer
將 雲端硬碟、郵件、相簿、Google搜尋紀錄、YouTube觀看紀錄等等資料，下載為壓縮檔，或匯出至其他服務
(Dropbox、OneDrive、Box)
https://takeout.google.com
其他內容請見下方說明
將檔案由大到小依序列出
https://drive.google.com/#quota
存在別人的資料夾，但是占用我的空間的檔案
硬碟內搜尋
is:unorganized owner:me
將整個資料夾內的所有檔案，在雲端硬碟建立副本
-
Copy, URL to Google Drive
- 此為第三方工具，請評估後謹慎使用
- 可以將資料夾共用給個人帳號，再於個人帳號依此方式建立副本，完成資料備份
在個人的郵件帳號，繼續使用 XXX@ndhu.edu.tw 、 XXX@gms.ndhu.edu.tw 等地址寄信
1. 開啟 GMS 帳號的兩步驟驗證
2. 產生 GMS 帳號的應用程式密碼
3. 在個人Gmail「帳戶和匯入>選擇寄件地址」點選
新增另一個電子郵件地址
- 名稱：別人收到信的寄件者顯示名稱
- 電子郵件地址：你想要新增的東華郵件地址 ( xxx@ndhu.edu.tw、 xxx@gms/ems/mail.ndhu.edu.tw
)
- 視為別名：勾選
- SMTP 伺服器：smtp.gmail.com
- 使用者名稱：xxx@gms.ndhu.edu.tw (此處一定要@gms)
- 密碼：應用程式密碼
- 通訊埠：587
- 加密：採用 TSL 的加密連線
轉寄 Gmail 中的所有舊郵件
建議使用
POP下載 功能
(非即時更新，因此不建議新信以POP方式更新)
1. 開啟 GMS 帳號的兩步驟驗證
2. 產生 GMS 帳號的應用程式密碼
3. 在 GMS 信箱「轉寄和 POP/IMAP」開啟「對所有郵件啟用 POP 功能」以及「啟用 IMAP 」
4. 在個人信箱「帳戶和匯入 > 查看其他帳戶的郵件」點選新增郵件帳戶
- 電子郵件地址：xxx@gms.ndhu.edu.tw
- 從我的其他帳戶匯入電子郵件 (POP3)
- 密碼：應用程式密碼
- POP 伺服器：pop.gmail.com
- 通訊埠：995
- 擷取郵件時，一律使用安全連線 (SSL)
5. 更新需要一段時間，待 POP 設定列顯示「沒有新的郵件」時，即可關閉 POP 功能，改用轉寄
轉寄 Gmail 中的所有新郵件
建議使用
轉寄 功能
(即時轉寄，建議選擇轉寄後刪除副本)
刪除 Gmail 中的所有郵件
信箱內搜尋
subject:(*)
，全選後點選「選取所有與這項搜尋相符的會話群組」
刪除 Gmail 中的大型郵件
信箱內搜尋
has:attachment larger:10M
刪除 Gmail 中的校園公告信
信箱內搜尋
from:(announce@gms.ndhu.edu.tw)
儲存空間政策的異動資訊
https://support.google.com/a/answer/10403871?hl=zh-Hant
2022-06-16 6月20日 教職員及在校生gms信箱帳號限縮第五次通知
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1655365793
2022-06-15 6月20日 教職員及在校生gms信箱帳號限縮第四次通知
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1655278995
2022-06-14 6月20日 教職員及在校生gms信箱帳號限縮第三次通知
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1655175965
2022-06-13 請勿再將檔案放置於gms 共用雲端硬碟
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1655108468
2022-06-12 6月20日 教職員及在校生gms信箱帳號限縮第二次通知
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1655019668
2022-06-08 6月20日學校信箱gms 帳號限縮說明
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1654667380
2022-06-01 因應Google容量限縮處置Q&A
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1654045993
2022-05-17 Gms 帳號空間容量限縮重要近程 (更新)
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1652759291
2022-05-02 Gms 帳號空間容量限縮重要近程
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1651472108
2022-03-15 Gms.ndhu.edu.tw 帳號空間縮減公告（第三次）
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1647311062
2022-03-08 Gms.ndhu.edu.tw 帳號空間縮減公告（第二次）
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1646707011
2022-02-27 學校 gms.ndhu.edu.tw 帳戶的儲存空間上限將有所異動
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1645941437
2021-04-09 Gms.ndhu.edu.tw 帳號儲存空間政策異動說明
https://announce.ndhu.edu.tw/mail_display.php?timestamp=1617936959